Dokumentation der Schädlingsbekämpfung für BRCGS und IFS

Beim BRCGS- oder IFS-Audit prüft der Auditor anhand der Schädlingsbekämpfungsunterlagen, ob das Programm auf dem Papier zum Betrieb passt. Eine Repellent-Oberflächenbehandlung gehört genauso hinein wie ein Köderpunkt oder ein Monitor: in den Leistungsumfang, in den Lageplan und in jeden Servicebericht.

Was Auditoren in der Dokumentation der Schädlingsbekämpfung suchen

BRCGS Food Safety Issue 9 verlangt eine Dokumentation des Schädlingsmanagements, die aktuell gehalten wird (Abschnitt 4.14). Sie umfasst mindestens einen aktuellen Plan des gesamten Geländes mit allen Einrichtungen zur Schädlingsbekämpfung und ihren Standorten, die Kennzeichnung der Köder und Monitore, die Verantwortlichkeiten von Betrieb und Dienstleister, die eingesetzten Produkte mit Anweisungen zur wirksamen Anwendung und für den Notfall, beobachtete Schädlingsaktivität und die durchgeführten Behandlungen.

IFS Food Version 8 deckt in Abschnitt 4.13 ähnliche Punkte ab. Zu den risikobasierten Maßnahmen gehören ein Lageplan mit den Anwendungsbereichen, die Kennzeichnung der Köder, interne und externe Verantwortlichkeiten, die eingesetzten Mittel mit ihren Gebrauchs- und Sicherheitshinweisen sowie die Häufigkeit der Inspektionen.

Ist die Leistung ausgelagert, erwartet IFS diese Punkte im Dienstleistungsvertrag. Eine fachkundige Person im Lebensmittelunternehmen überwacht die Schädlingsbekämpfung, und die Verantwortung bleibt beim Unternehmen.

Beide Standards achten außerdem auf Trends. BRCGS verlangt eine eingehende Bewertung durch einen Experten für Schädlingsmanagement, in einer risikobasierten Häufigkeit und mindestens einmal im Jahr, sowie eine Trendanalyse der Inspektionsergebnisse. IFS verlangt, dass die Wirksamkeit der Maßnahmen überwacht wird, einschließlich einer Trendanalyse.

Zuerst in den Leistungsumfang aufnehmen

Ein Auditor, der die Serviceberichte liest, bemerkt ein Produkt, das kein Vertrag und kein Verfahren abdeckt. Nehmen Sie die Repellent-Behandlung vor der ersten Anwendung in den Leistungsumfang des Dienstleisters auf, auf einem IFS-Standort in den Dienstleistungsvertrag.

Beschreiben Sie das Produkt in einfachen Worten. Halten Sie dann fest, welche Zonen es betrifft und wer im Betrieb jeder Anwendung zustimmt.

Prüfen Sie, ob das Produkt auf der Liste der freigegebenen Chemikalien des Betriebs steht und ob die Arbeit zum Reinigungsplan und zum HACCP-Plan passt. Die technische Leitung oder das Qualitätsmanagement zeichnet sie ab, wie jede andere Änderung am Programm.

Behandelte Zonen im Lageplan

Tragen Sie die behandelten Zonen in denselben Lageplan ein wie die Köder- und Monitoringpunkte, mit eigenem Symbol und einer Zonennummer. Halten Sie um jede Köderstation, jeden Monitor und jede Insektenlichtfalle einen klaren Abstand ein, auch um die Fläche, an der sie montiert sind.

Der Grund ist praktisch. Ein Monitor zeigt, wo sich Insekten bewegen, und ein Repellent daneben verändert diese Bewegung, sodass der Fang den Betrieb nicht mehr beschreibt. Ein Köder wirkt nur, wenn Insekten ihn erreichen.

Ändern sich die Zonen, aktualisieren Sie den Plan, unterschreiben und datieren ihn und bewahren die alte Fassung auf. Vermerken Sie in jedem Servicebericht, welche Monitore neben einer behandelten Zone liegen, damit die Trendanalyse diese Fänge richtig einordnet.

Produktangaben und Felder im Servicebericht

Die Unterlagen enthalten das aktuelle Etikett und das Sicherheitsdatenblatt des Produkts, mit Gebrauchsanweisung und Notfallinformationen.

Nennen Sie den Wirkstoff so, wie er auf dem Etikett steht.

Jede Anwendung erhält dann einen eigenen Eintrag im Servicebericht. Diese Felder wird ein Auditor bis zum Plan zurückverfolgen wollen:

• Die Zonennummer aus dem Lageplan und der Bereich in Worten.
• Datum, Beginn und Ende sowie der Name des Technikers.
• Behandelte Oberflächen, mit einem Vermerk zu jeder Fläche, die zuerst an einer Probestelle getestet wurde.
• Produktname, Chargennummer und verbrauchte Menge.
• Die Köder- und Monitoringpunkte neben der Zone und die Bestätigung, dass der Abstand eingehalten wurde.
• Die Freigabezeit und wer im Betrieb den Bereich freigegeben hat.
• Festgestellte Mängel bei baulicher Abdichtung und Hygiene, mit der gegebenen Empfehlung.
• Das Datum, an dem die nächste Anwendung fällig ist.

Planen Sie die nächste Anwendung nach dem Etikett, nicht aus dem Gedächtnis. Wird eine Zone täglich nass gereinigt, koppeln Sie die Behandlung an den Plan der Grundreinigung und vermerken das im Bericht.

Die Unterlagen zwischen den Audits aktuell halten

Zwischen den Audits sollten die Unterlagen ein stimmiges Bild ergeben: Leistungsumfang, Plan, Berichte und Trendanalyse passen zueinander. Prüfen Sie die behandelten Zonen bei jedem Servicebesuch und bei der eingehenden Bewertung, zusammen mit dem Monitoringtrend.

Wenn der Auditor fragt, beschreiben Sie das Verfahren, nicht ein Ergebnis. Die Behandlung wird auf bauliche Flächen und Randbereiche aufgetragen, mit Abstand zu Lebensmitteln, Lebensmittelkontaktflächen, Köderpunkten und Monitoren. Sie ergänzt Monitoring, Köder und bauliche Abdichtung und ersetzt sie nicht.

Sagen Sie einem Auditor nicht, der Betrieb sei frei von Insekten oder die Lebensmittel seien geschützt. Eine Behandlung, die nicht dokumentiert ist, hat nicht stattgefunden.

Der Leitfaden Lebensmittelproduktion und Gastronomie in der Bibliothek von Repeltec Professional fasst Zonen, Abstände und Berichtsfelder an einer Stelle zusammen, bereit für die Übernahme in ein Betriebsverfahren.