Skadedyrpermen ved BRCGS- og IFS-revisjon

Ved en BRCGS- eller IFS-revisjon er skadedyrpermen stedet der revisoren sjekker om programmet på papiret stemmer med anlegget. En frastøtende overflatebehandling hører hjemme i permen på samme måte som et åtepunkt eller et overvåkingspunkt: i tjenesteomfanget, på plantegningen og i hver servicerapport.

Hva revisoren ser etter i skadedyrpermen

BRCGS Food Safety Issue 9 krever dokumentasjon av skadedyrkontrollen som holdes oppdatert (avsnitt 4.14). Den omfatter minst en oppdatert plantegning over hele anlegget med alle innretninger for skadedyrkontroll og hvor de står, identifikasjon av åter og overvåkingspunkter, ansvarsfordelingen mellom bedriften og skadedyrfirmaet, produktene som brukes med anvisninger for effektiv bruk og tiltak ved nødsituasjoner, observert skadedyraktivitet og behandlingene som er utført.

IFS Food versjon 8 dekker lignende punkter i avsnitt 4.13. De risikobaserte tiltakene omfatter en plantegning med områdene for bruk, identifikasjon av åtene, internt og eksternt ansvar, midlene som brukes med bruks- og sikkerhetsanvisninger, og hvor ofte det inspiseres.

Når tjenesten er satt ut, forventer IFS at disse punktene står i tjenesteavtalen. En kompetent person i næringsmiddelbedriften følger opp skadedyrkontrollen, og ansvaret blir værende i bedriften.

Begge standardene ser også på trender. BRCGS krever en grundig vurdering utført av en ekspert på skadedyrkontroll, med en frekvens basert på risiko og minst én gang i året, og at inspeksjonsresultatene analyseres for trender. IFS krever at effekten av tiltakene overvåkes, inkludert trendanalyse.

Legg behandlingen inn i tjenesteomfanget først

En revisor som leser servicerapportene, vil legge merke til et produkt som ingen avtale eller prosedyre dekker. Før første behandling legger du den frastøtende behandlingen inn i skadedyrfirmaets tjenesteomfang, eller i tjenesteavtalen på et IFS-anlegg.

Beskriv produktet med enkle ord. Skriv deretter ned hvilke soner det gjelder, og hvem i bedriften som godkjenner hver behandling.

Kontroller at produktet står på bedriftens liste over tillatte kjemikalier, og at arbeidet passer inn i renholdsplanen og HACCP-planen. Teknisk ansvarlig eller kvalitetsansvarlig kvitterer for det, som for alle andre endringer i programmet.

Behandlede soner på plantegningen

Tegn inn de behandlede sonene på den samme plantegningen som åte- og overvåkingspunktene, med eget symbol og en sonereferanse. Hold en fri margin rundt hver åtestasjon, hvert overvåkingspunkt og hver UV-lysfelle, og rundt flaten hver av dem er montert på.

Grunnen er praktisk. Et overvåkingspunkt skal vise hvor insektene beveger seg, og et frastøtende middel ved siden av endrer den bevegelsen, slik at fangsten ikke lenger beskriver anlegget. Et åte virker bare hvis insektene når fram til det.

Når sonene endres, oppdaterer du plantegningen, signerer og daterer den og tar vare på den gamle versjonen. Noter i hver servicerapport hvilke overvåkingspunkter som ligger ved en behandlet sone, slik at trendanalysen leser de fangstene i riktig sammenheng.

Produktopplysninger og feltene i servicerapporten

Permen inneholder gjeldende etikett og sikkerhetsdatablad for produktet, med bruksanvisning og informasjon for nødsituasjoner.

Oppgi det aktive stoffet slik det står på etiketten.

Hver behandling får deretter en egen oppføring i servicerapporten. Dette er feltene en revisor vil prøve å spore tilbake til plantegningen:

• Sonereferansen fra plantegningen, og området beskrevet med ord.
• Dato, start- og sluttidspunkt, og navnet på teknikeren.
• Behandlede overflater, med en merknad for hver flate som ble prøvebehandlet først.
• Produktnavn, batchnummer og mengde brukt.
• Åte- og overvåkingspunktene ved sonen, og en bekreftelse på at marginen ble holdt.
• Tidspunktet for frigivelse, og hvem i bedriften som frigav området.
• Avvik på sikring og hygiene som ble funnet, med anbefalingen som ble gitt.
• Datoen da neste behandling skal utføres.

Planlegg neste behandling ut fra etiketten, ikke etter hukommelsen. Der en sone våtvaskes hver dag, knytter du behandlingen til kalenderen for hovedrengjøring og skriver det i rapporten.

Hold permen oppdatert mellom revisjonene

Mellom revisjonene skal permen henge sammen: tjenesteomfang, plantegning, rapporter og trendanalyse stemmer med hverandre. Gå gjennom de behandlede sonene ved hvert servicebesøk og ved den grundige vurderingen, sammen med trenden i overvåkingen.

Når revisoren spør, beskriver du prosedyren og ikke et resultat. Behandlingen påføres bygningsmessige flater og perimetere, borte fra mat, kontaktflater for næringsmidler, åtepunkter og overvåkingspunkter. Den kommer i tillegg til overvåking, åte og sikring, og erstatter dem ikke.

Ikke si til en revisor at anlegget er fritt for insekter, eller at maten er beskyttet. En behandling som ikke er skrevet ned, har ikke skjedd.

Veiledningen Næringsmiddelproduksjon og storkjøkken i biblioteket til Repeltec Professional samler sonene, marginene og rapportfeltene på ett sted, klare til å tas inn i en prosedyre for anlegget.