Plaagdierdossier bij BRCGS- en IFS-audits

Bij een BRCGS- of IFS-audit is het plaagdierdossier de plek waar de auditor nagaat of het programma op papier overeenkomt met de locatie. Een afwerende oppervlaktebehandeling hoort daar op dezelfde manier in als een lokaaspunt of een monitor: in de dienstverleningsomvang, op de plattegrond en in elk servicerapport.

Waar de auditor naar kijkt in het plaagdierdossier

BRCGS Food Safety Issue 9 vraagt om documentatie van de plaagdierbeheersing die actueel wordt gehouden (sectie 4.14). Die omvat ten minste een actuele plattegrond van de hele locatie met alle plaagdiervoorzieningen en hun plaats, de identificatie van lokazen en monitors, de verantwoordelijkheden van de locatie en de plaagdierbeheerder, de gebruikte producten met instructies voor doeltreffend gebruik en voor noodgevallen, waargenomen plaagdieractiviteit en de uitgevoerde behandelingen.

IFS Food versie 8 behandelt vergelijkbare punten in sectie 4.13. De risicogestuurde maatregelen omvatten een plattegrond met de toepassingsgebieden, de identificatie van de lokazen, interne en externe verantwoordelijkheden, de gebruikte middelen met hun gebruiks- en veiligheidsinstructies, en de inspectiefrequentie.

Is de dienst uitbesteed, dan verwacht IFS deze punten in het dienstverleningscontract. Een deskundige persoon binnen het levensmiddelenbedrijf houdt toezicht op de plaagdierbeheersing, en de verantwoordelijkheid blijft bij het bedrijf.

Beide standaarden kijken ook naar trends. BRCGS vraagt om een grondige beoordeling door een deskundige in plaagdierbeheersing, met een frequentie op basis van risico en minstens eenmaal per jaar, en om een trendanalyse van de inspectieresultaten. IFS vraagt dat de doeltreffendheid van de maatregelen wordt bewaakt, inclusief trendanalyse.

Neem de behandeling eerst op in de dienstverlening

Een auditor die de servicerapporten leest, ziet een product dat door geen contract of procedure wordt gedekt. Neem de afwerende behandeling vóór de eerste toepassing op in de dienstverleningsomvang van de plaagdierbeheerder, of op een IFS-locatie in het dienstverleningscontract.

Beschrijf het product in gewone woorden. Leg daarna vast welke zones het betreft en wie op de locatie elke toepassing goedkeurt.

Controleer of het product op de chemicaliënlijst van de locatie staat en of het werk past in het reinigingsschema en het HACCP-plan. De technisch manager of kwaliteitsmanager tekent het af, net als elke andere wijziging in het programma.

Behandelde zones op de plattegrond

Teken de behandelde zones in op dezelfde plattegrond als de lokaas- en monitoringpunten, met een eigen symbool en een zonereferentie. Houd een vrije marge rond elk lokaasstation, elke monitor en elke UV-insectenvanger, en rond het oppervlak waarop ze zijn bevestigd.

De reden is praktisch. Een monitor laat zien waar insecten zich bewegen, en een afwerend middel ernaast verandert die beweging, zodat de vangst de locatie niet meer beschrijft. Een lokaas werkt alleen als insecten het bereiken.

Veranderen de zones, werk dan de plattegrond bij, onderteken en dateer hem en bewaar de oude versie. Noteer in elk servicerapport welke monitors naast een behandelde zone liggen, zodat de trendanalyse die vangsten in hun context leest.

Productgegevens en velden in het servicerapport

Het dossier bevat het actuele etiket en het veiligheidsinformatieblad (VIB) van het product, met de gebruiksinstructies en de informatie voor noodgevallen.

Noem de werkzame stof zoals die op het etiket staat.

Elke toepassing krijgt vervolgens een eigen regel in het servicerapport. Dit zijn de velden die een auditor naar de plattegrond zal willen terugleiden:

• De zonereferentie van de plattegrond, en de ruimte in woorden.
• Datum, begin- en eindtijd, en de naam van de technicus.
• Behandelde oppervlakken, met een aantekening bij elk oppervlak dat eerst op een proefplek is getest.
• Productnaam, batchnummer en gebruikte hoeveelheid.
• De lokaas- en monitoringpunten naast de zone, en de bevestiging dat de marge is aangehouden.
• Het tijdstip van vrijgave, en wie op de locatie de ruimte heeft vrijgegeven.
• Gevonden afwijkingen in wering en hygiëne, met het gegeven advies.
• De datum waarop de volgende toepassing gepland staat.

Plan de volgende toepassing aan de hand van het etiket, niet uit het hoofd. Wordt een zone dagelijks nat gereinigd, koppel de behandeling dan aan de planning van de grote schoonmaak en vermeld dat in het rapport.

Het dossier actueel houden tussen audits

Tussen twee audits moet het dossier één samenhangend verhaal vertellen: dienstverleningsomvang, plattegrond, rapporten en trendanalyse sluiten op elkaar aan. Evalueer de behandelde zones bij elk servicebezoek en bij de grondige beoordeling, naast de monitoringtrend.

Vraagt de auditor ernaar, beschrijf dan de werkwijze en geen resultaat. De behandeling wordt aangebracht op bouwkundige oppervlakken en randzones, uit de buurt van levensmiddelen, oppervlakken die met levensmiddelen in contact komen, lokaaspunten en monitors. Ze komt naast monitoring, lokaas en wering, en vervangt die niet.

Vertel een auditor niet dat de locatie insectvrij is of dat levensmiddelen beschermd zijn. Een behandeling die niet is vastgelegd, heeft niet plaatsgevonden.

De gids Voedingsproductie- en cateringomgevingen in de bibliotheek van Repeltec Professional zet de zones, de marges en de rapportvelden op één plek bij elkaar, klaar om over te nemen in een procedure van de locatie.